MENOS HORAS DE TRABAJO CON MS PRODUCTIVIDAD
por Horacio Krell*
Menos es ms, es la consigna actual en el mundo corporativo. Hay que tratar de que el trabajo no reste tiempo a la vida personal mejorando la productividad con menos horas de trabajo.
El coworking es una moda corporativa en ascenso. Las oficinas abiertas promoveran el trabajo en equipo y la creatividad, al multiplicar los encuentros que en las oficinas tradicionales son menos frecuentes. Esta opcin es ms barata y convive con el teletrabajo desde el hogar, que disminuye los costos y tiempos de traslado pero que puede aislar al trabajador y llevarlo a no separar la casa del trabajo. El tema sigue en debate, desde Taylor, el primero en estudiar la eficiencia de los trabajadores en trminos de tiempos y movimientos, pasando por Carrier, el inventor del aire acondicionado o los que postularon la Ergonoma para adaptar el lugar de trabajo a las caractersticas del usuario. Algunos especialistas proponen hoy disminuir el uso de oficinas y promover el trabajo remoto desde el hogar o desde bases cercanas al domicilio.
Lo real es que la ecuacin hombre=tiempo ya no cierra. Eficiencia es hacer las cosas bien y eficacia es hacer lo correcto. Pareto descubri que el 20% de lo que hacemos produce el 80% del resultado. Pero las urgencias y tensiones generan un vaco de ideas que aleja de la eficacia.
La firma Perpetual Guardian de Nueva Zelanda, permite que sus empleados trabajen 4 das y al mejorar el equilibrio vida-trabajo, logran mayor creatividad y productividad. El cambio los motiv a mejorar. Advierten dnde desperdician el tiempo y trabajan de forma ms inteligente. Barker, una madre de dos hijos que reside en Auckland, dijo que poda pasar ms tiempo con su familia los fines de semana y que, durante la prueba, advirti que la frecuencia con la que pasaba de una tarea a otra reduca su concentracin. Se propuso hacer una sola cosa a la vez, y regresar a ella cuando se distraa. Al final de cada da, sinti que haba logrado hacer mucho ms?. Iain Lees-Galloway, ministro del gobierno, dijo que los neozelandeses trabajaban jornadas largas y que era fantstico ver que existe una forma mejor de hacer las cosas.
El da debera tener ms de 24 horas
Hoy que todos tienen reloj y nadie tiene tiempo,tenerlo es un bien de lujo: ?time is money?. Pero Scrates deca que ?los ratos de ocio son las mejores adquisiciones?.El tiempo no alcanza porque la sociedad de consumo ofrece novedades que tientan a trabajar ms para tener ms. Por eso aparecen soluciones como cursos y tecnologas.
No se puede hacer crecer el tiempo
El da tiene 24 horas que no se pueden estirar, la solucin es aumentar la capacidad para administrar y no malgastar el tiempo. Hay cambios en el estilo de vida. Antes la rutina era ir ?de casa al trabajo y del trabajo a la casa?,la nueva agenda incluye deporte, entretenimiento, familia, vida social. La gente quiere sentirse bien, tener experiencias nuevas y dedicarle ms tiempo a la familia, a sus hobbies, pasiones e intereses. A veces resignan dinero por tomar un trabajo cercano y con ello ganar ese tiempo que les permita vivir mejor.
Las nuevas tecnologas agilizan trmites y tareas que antes se hacan personalmente. El mail, el homebanking, el celular o whatsapp, son herramientas que permiten ahorrar tiempo.
El lado oscuro de la tecnologa
La tecnologa genera sobrecarga informativa y lentifica lo que desea acelerar. Las redes sociales roban horas e impiden concentrarse. La creencia de que hay tiempo para todo, lleva a procrastinar, es decir a dejar para maana lo que se debe hacer hoy.
Y si el tiempo no alcanza se incumplen compromisos, se pierde prestigio y hasta el empleo.
La dieta del tiempo
Hay que tomar conciencia, indagar la causa y separar lo urgente de lo importante. Los ladrones de tiempo son ladrones internos disfrazados por creencias. La administracin estratgica se pregunta: Dnde estaba? Dnde estoy?Dnde quiero estar? Cmo lo har? La clave est en saber lo que se quiere, no en planear mecnicamente desde los recursos y calcular resultados. Si la gua es el pasado se repite la rutina. Para inventar el futuro, hay que retroceder desde el final de la pelcula a lo que hay que hacer para realizarla.
Ladrones del tiempo
Un test demuestra cules son los hbitos improductivos. Hay que identificar y medir las rutinas, lo que no se mide no se puede mejorar. Las rutinas ordenan la vida, primero creamos un hbito y luego el hbito nos dirige sin que se advierta. Ser consciente del mecanismo es la clave para dejar los malos hbitos. Viviendo a ritmo acelerado uno se acostumbra a vivir mal, con interrupciones que se van comiendo el da a da. Ser consciente de en qu se gasta el tiempo permite elegir por la repeticin o por el cambio.
Planear
Ser vulnerable a las interrupciones se debe a no saber planificar. Y el que falla al planear planea fracasar. Querer concentrarse sin saber en qu, termina en perder el tiempo.
Pomodoro es un mtodo para dividir el tiempo en intervalos de 25 minutos separados por pausas. Durante esos minutos hay que concentrarse en hacer una sola cosa. Luego viene el relax (salir o relajarse). Es notable lo que se gana haciendo una sola cosa a la vez. Un aliado puede ser el celular, con ayuda de las aplicaciones se lo configura con los lapsos que estipula la tcnica.
Multitarea
El cuestionado multitasking es la supuesta capacidad de hacer muchas cosas al mismo tiempo. Ya no es apreciada en el mundo laboral. Es mejor la calidad que la cantidad.
Rendimientos decrecientes
Hablar por telfono mientras se hacen otras tareas, provoca un alto porcentaje de error en el procesamiento y se va agotando la capacidad mental. Es preferible hacer las cosas por separado. De lo contrario, es camino seguro al sndrome de burn-out o del cerebro quemado. La frase de Sarmiento ?la letra con sangre entra?. Hay mtodos facilitadores de la accin. Como dijo Nietzche ?los mtodos son la mayor riqueza del hombre?.
La ley de Pareto
Otra forma de administrar el tiempo es detectar qu es relevante y qu no.A veces hay cosas que son urgentes porque tienen que terminarse en una fecha, pero que no son importantes. Hay tareas que no tienen ?fecha de vencimiento?, pero que son claves. Para no caer en rutinas improductivas, conviene revisar los procesosy losobjetivos para ?corregirlos?.
Pensar por objetivos
Es considerar qu metas se quieren alcanzar y clarificar dnde poner el foco. Saber adnde ir y cul es la prioridad ayuda a elegir qu cosas hacer y cules no. Como dijo Sneca: ?no hay vientos favorables para el que no sabe a dnde quiere llegar?.
Aprender a decirle que no
Tener identificado el objetivo permite priorizar lo que est pendiente. Conocer las ?tareas de hoy? a primera hora ayuda a organizar mejor cada jornada. Puede ser una agenda compartida con otros para evitar que molesten a los que estn ocupados.
La metodologa Kanban divide las tareas pendientes, las que estn en curso y las finalizadas. Este recurso puede complejizarse agregando fases del ciclo de produccin o midiendo tiempo.
En lo virtual como en lo real
Cuando el lugar de trabajo es un desorden, eso ser lo que pase en la mente. Ser prolijo ahorra tiempo. Para construir una vida con sentido, plena, con bienestar y a gusto, es necesario gestionar bien el tiempo. Ningn beneficio se obtiene en medio del caos.
El tiempo vuela
Los enemigos de la eficacia son el largo plazo que media entre el acto y el efecto, los cambios abruptos en la realidad y las creencias estereotipadas. La brecha entre sueo y realidad se reduce cuando se reflexiona sobre la accin. La ley de Murphy afirma que lo que lo que puede salir mal va a salir mal, para evitarlo hay que ser cuidadoso en los detalles. Los objetivos deben ser realistas. Dijo Keynes que a largo plazo estaremos todos muertos. Nuestro reloj interno se equivoca. Con los aos creemos que el tiempo va ms rpido que el reloj.
Hbitos productivos
Hacer una lista con los pendientes del da ?a realizar?, ?en curso? y ?finalizados?. Distinguir lo importante de lo urgente. Aprender a decir que no. Eso evita una agenda repleta de temas sin valor. Mantenerlimpio y ordenado el espacio laboral. Ser meticuloso es esencial. Delegar tareas que podran hacer otros para dedicarse a lo ms importante. Crear bloques de tiempo. Intercalar perodos de trabajo con otros de relax. Las acciones cortas conviene hacerlas de inmediato: resueltas en el acto hacen una gran diferencia al fin del da. Es clave mantener el foco, hacer una actividad a la vez y revisar los procesos.
Aprovechar los tiempos muertos
Aprender de la accin. Qu deba haber ocurrido y qu pas? Cul es la causa de la diferencia? Si el error no se analiza, el olvido impide aprender de la experiencia. La reflexin es parte del trabajo, no se puede vivir sin aprender, sin seleccionar lo bueno y eliminar la basura. La reflexin implica concentracin, no divagar por estmulos o ideas parsitas. Un yo observador interno debe alertar. Hay mtodos para saber qu cambiar, qu mantener y cmo inyectar conocimientos. Nada surge de la nada, hay que modificar la memoria para que mejore la conducta. Si la educacin no ensea a pensar produce incompetentes altamente calificados. Las buenas ideas surgen de quienes conviven con el problema, el liderazgo debe promover la optimizacin del uso del conocimiento.
Gimnasia neurbica
Un mapa mental combina el libre juego del texto con la imagen, est menos atado a la secuencia. Plasma una idea central y teje una red de relaciones. Su flexibilidad permite incorporar novedades y vnculos, favorece la generacin de las ideas. Borges deca que somos lo que somos por lo que leemos, pero hoy no hay tiempo. El mapa mental es una imagen que vale por mil palabras. As logramos el poder inteligente que es querer con eficacia.
La gestin del tiempo equilibra la vida laboral y personal. Necesitamos pausas, realizar actividades de alto rendimiento, descubrir lo que hace perder el tiempo, anticiparnos para evitarsorpresas, repartir la tarea, repensar la rutina, delegar, aprender a decir no, desintoxicarnos de datos y reuniones, centrarnos en objetivos claros y el autoconocimiento.
Cuerpo sano en mente sana
La actividad fsica mejora el nimo y la autoestima. Ayuda a llevar un mayor caudal de sangre y oxgeno al cerebro, algo crucial para su funcionamiento. Adems hace participar a un mayor nmero de clulas NK, linfocitos que forman parte del sistema inmunolgico que defienden al cuerpo del ataque de virus y bacterias, mientras que atacan y evitan el avance de clulas cancergenas. La actividad aerbica, la caminata enrgica o el trote ligero, practicado regularmente, acrecienta la aptitud para enfrentar las enfermedades y dificultades. El esfuerzo aerbico sostenido por 20 minutos diarios bloquea los pensamientos destructivos y ayuda a potenciar el disfrute. La anhedonia, es la dificultad para experimentar placer, que, junto a la tristeza profunda y persistente agudizan la depresin. Aunque parece que un antidepresivo hace efecto ms rpido, la actividad cardiovascular es una mejor proteccin a mediano y largo plazo. No recaer en un defecto tiene que ver con lograr la persistencia.
Curso acelerado de gestin del tiempo
El primer paso es tener in mente el objetivo. El segundo es trazar el plan y controlar su ejecucin. El tercer punto es tener creatividad y flexibilidad para variar el plan cuando la realidad demuestra que algo falla.
El poder inteligente es querer con eficacia, es el que le brinda inteligencia a la pasin. El poder inteligente ?smart power- rene el poder duro ?hard power- del hemisferio izquierdo y el soft power del hemisferio derecho. El ganador de tiempo examina si lo que hace lo apasiona o si la burocracia domina su cerebro. Para conseguirlo debe aprender mtodos de excelencia.
El efecto palanca
Arqumedes dijo ?dadme una palanca y un punto de apoyo y mover el mundo?. Cuando se aplica en un punto de apoyo, transmite y multiplica la fuerza. El entusiasmo es claro: no importa el peso sino alargar el brazo. La computadora es la palanca del cerebro. El efecto se potencia eligiendo bien las prioridades y asignando correctamente los recursos.
Ser socio de los mejores ahorra el esfuerzo que ellos hicieron para conseguirlo y esa palanca potencia el rendimiento. Por el contrario, el que tiene mentalidad del bombero corre todo el da y no consigue nada. Los mejores jugadores son los que paran la pelota. La eficacia no se puede suplir con eficiencia. El efecto palanca es obtener lo mximo con el menor esfuerzo posible.
Vsteme despacio que estoy apurado?, dijo Napolen
En Francia trabajan menos y producen ms y mejor porque tienen tiempo para retomar los valores de familia, amistad, tiempo libre, elegir el presente concreto al global abstracto y annimo, la simpleza de vivir, convivir en un ambiente alegre y realizar lo que saben hacer. Los que corren terminan en el mismo lugar, mueren por infarto o accidente y se olvidan de vivir el tiempo real que es el presente.
Slow down
Todo invita a vivir acelerados. Las marcas presentan su temporada de invierno en verano. Se trabaja 24 horas para fomentar el consumo. Prolifera la obesidad, el estrs, la angustia por posponer el placer. Desacelerarse es luchar contra la tirana del reloj, vivir con modestia, pensar con grandeza, consumir menos, tomar conciencia que horarios extremos amenazan la salud, la familia y las relaciones. As se consigue ms eficacia, compromiso y calidad de la vida. Lo mejor es trabajar por objetivos. Vivimos 700.800 horas en la vida y 70.000 las ocupamos trabajando. Usemos las 630.800 horas libres para ganar en felicidad.
Tu amigo el robot. Un aliado estratgico digital
El robot es una pesadilla para el que teme que le quite su trabajo y lo condene al desempleo. Pero lo ideal es convertirlo en un aliado.
El empleo es una especie en extincin, aun en Japn, que hizo un culto del empleo de por vida. Por los costos inherentes, las empresas reducen su plantel y contratan afuera todo lo dems
El desafo es organizarse para aprovechar la tecnologa, el robot no paga cargas sociales
Los ?apocalpticos? temen a lo digital; los ?integrados? lo propulsan. La economa digital facilita la apertura a un nuevo mundo. En el comercio fsico prevalece el grupo concentrado; la economa digital desconcentra y abre a las una puerta de oportunidad, un nuevo ocano azul mejor que el ocano rojo. La inteligencia tecnolgica juega a favor de la productividad. Consiste en aprender a sintonizar el sistema nervioso humano con el sistema nervioso digital.
Educar la mente
Vivir a mil desconecta los sentidos de la conciencia, la tensin mata, la creatividad muere. Educar para la fast life hace correr a velocidad extrema sin mtodos facilitadores de la accin. Quienes aprenden a administrar el tiempo construyen desde una capacidad plena. Se debe educar el sentido comn: valorizar la lectura, caminar ms, cocinar una receta, relatar cuentos a los hijos, practicar deportes, pasar ms tiempo con amigos.